miércoles, 14 de julio de 2010

documentos administrativos descendente

EL OFICIO

1. CONCEPTO
Es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial,
protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias
públicas o privadas.


2. ESTRUCTURA
1.-Lugar y fecha.-
Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y
El año en curso.

2.-Numeración.-
En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra
OFICIO con mayúscula, seguida del número de expedición; separada por una línea
oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas,
separada par una línea oblicua y el año en curso.

3.-Destinatario.
Es la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdo a lo requerido, aquí se
Escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige.

4.-Asunto.
Es la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos
puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sería
explicado en el cuerpo.

5.-Referencia.
Es la quinta parte que se usa, sólo cuando sé necesita mencionar la numeración del
documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta
palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio; se usa para mencionar decretos,
resoluciones, directivas o convenios.

6.-Cuerpo o texto.
Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. GENERALMENTE existent expressions Para INICIAR EL TEXTO tales Como:
Tengo a bien comunicarle....
Me es muy grato comunicarle...
Tengo el honor de dirigirme...
Tengo el agrado de dirigirme.


7.-Despedida.
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también,
expresiones conocidas como:
Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.
Atentamente,

8.-Firma y pos firma.
Firma:- Se escribe la rúbrica a mano:
Pos firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a
su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo:

9.-Iniciales.
Al igual que en el memorándum, la iníciales del remitente con letras mayúsculas y las
Del mecanógrafo con minúsculas.

10.-Anexo. Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, Tarjetas, programas, etc.

11.-Distribución.
Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; porque aquí se menciona a las
Personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

3. UTILIDAD Y FINES

Tiene la función de relacionar a los órganos administrativos de la más alta jerarquía y por consiguiente debe ir firmado por el máximo representante legal de la Institución que lo emita. En algunos casos, puede ir firmado por los jefes: pero esto, conlleva asumir toda responsabilidad que el contenido del documento requiera, sin comprometer por ello a los de mayor jerarquía.
El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes o
también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de
colaboración, de agradecimiento. Estas redacciones se dan a nivel de instituciones
como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos, etc.

4. TIPOS DE OFICIO

Oficio Simple o Directo
Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una invitación, una felicitación, una petición, agradecimiento o información de eventos o actividades culturales o deportivas. También cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algún servicio.

EL MEMORÁNDUM:
El Memorándum es un escrito que se utiliza esencialmente para auxiliar a la memoria como un apunte"; Es por tanto una nota o recado de carácter oficial.
Memorándum significa "lo que se debe recordar o tenerse en mente". Se destina su uso en la correspondencia a consignar las ideas que han de estar presentes en nuestra memoria cuando, regularmente los superiores, dan indicaciones por escrito, por lo cual es de carácter netamente interno de la empresa u oficina que lo envía.
La extensión del memorándum es de media carta (hay que recordar que es un recado y no una carta) y su estilo es sobrio en razón del propósito a que se destina.
La mayor parte de oficinas o empresas de importancia usan papel impreso, exclusivo para esta comunicación con el membrete y la palabra memorándum.
Los elementos del memorándum son:

1.- MEMBRETE. (Datos de la empresa o únicamente el nombre de memorándum)
2.- CUADRO CLASIFICADOR, asunto, fecha, mesa, etc. (datos de archivo) en la parte superior del lado derecho
3.- REMITENTE
4.- DESTINATARIO
5.- VOCATIVO o INTRODUCCIÓN
6.- TEXTO.
7.- DESPEDIDA.
8.- LUGAR Y FECHA
9.- FIRMA O RUBRICA
10.- ANTEFIRMA.
11.- PUESTO DE RESPONSABILIDAD
12.- REFERENCIAS FINALES
13.- INICIALES DE RESPONSABILIDAD


el Acta

Es un documento por el que se da fe de los hechos o de lo sucedido en las reuniones, así como de los acuerdos tomados en las mismas y que previamente han sido convocadas con carácter oficial. El secretario da fe de este documento mediante su firma, y la de los restantes miembros que conforman el órgano rector que convoca la reunión. Las actas quedan reflejadas o escritas en el Libro de Actas.
Parte que se divide un acta.

-Inicio:
que a su vez consta de tres bloques:
-Citando la localidad donde se celebra la reunión,
- la fecha, hora y nombre de la empresa.
Relacionan los asistentes y ausentes (si los hay); indicando su cargo en la empresa que representan. Se comienza por el mayor cargo y se va decreciendo. Esta relación figura en el margen izquierdo del folio, separada por una línea si hace a mano. Si por el contrario, se hace por medio informático, forma parte del cuerpo del acta.

• Contenido:
se recogen de forma ordenada las deliberaciones y acuerdos tomados en el desarrollo de la sesión o reunión.

• Final:
comienza con “No habiendo más asuntos que tratar se levanta la sesión a las hh.mm horas del día de la fecha”. A continuación figuran las antefirmas y firmas del secretario, o bien, la del cargo que convoca la reunión, así como la de los demás cargos directivos. Si hay presidente, este dará el Vº Bº al acta con su firma al margen izquierdo de la misma

Solicitud

Se designa con el término solicitud de aquel documento o memorial a través del cual se solicita algo a alguien.
Este tipo de comunicación es muy común en las empresas y en las oficinas públicas, entre otros espacios, por ejemplo, cuando ante determinada circunstancia como ser un viaje, puede ocurrir que en el lugar de destino nos pidan determinada información o documentación que acredite quienes somos, qué hacemos, entre otras cuestiones, entonces, para que la misma tenga una validez a nivel internacional, es norma que debamos presentar una solicitud, por ejemplo, ante el ministerio encargado de las relaciones exteriores en nuestro país, para de esta manera obtener la información necesitada. La solicitudes una de las vías más frecuente formales con las que contamos a la hora de pedir cosas.
Por otro lado, es común que nos encontremos con una solicitud cuando vamos a aplicar a algún trabajo, generalmente, cuando nos presentamos espontáneamente o no en alguna empresa para acceder a un empleo, además de entregar el pertinente curricular vitae en el que damos cuenta de nuestra experiencia laboral y formación académica, se nos pedirá que llenemos una solicitud en la cual se nos solicitarán que brindemos algunos detalles personales, laborales, disposiciones, entre otras cuestiones.
Asimismo cuando queremos dar cuenta del buen trato que ostenta una persona, se suele usar el término solicitud para hablar de su buena predisposición.

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